QUY ĐỊNH LÀM VIỆC PHÒNG TỔ CHỨC – QUẢN LÝ HỌC VIÊN

QUY ĐỊNH

LÀM VIỆC PHÒNG TỔ CHỨC – QUẢN LÝ HỌC VIÊN

– Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Trung cấp PGHH được Ban Tôn giáo Chính phủ phê duyệt, chấp thuận tại công văn số 275/TGCP – TNTGK ngày 12 tháng 3 năm 2026;

– Căn cứ các quy định về tiêu chuẩn học viên và nhiệm vụ quản lý của Phòng Công tác học viên;

Dưới đây là Quy định làm việc của Phòng Tổ chức – Quản lý học viên.

1. Vị trí và chức năng

Phòng Tổ chức – Quản lý học viên là đơn vị chuyên môn trực thuộc BGH Trường Trung cấp PGHH. Phòng có chức năng tham mưu và thực hiện công tác tổ chức nhân sự, quản lý học viên về kỷ luật, nền nếp và các hoạt động đời sống tại trường.

1. Nhiệm vụ cụ thể
2. Trưởng Phòng Tổ chức – Quản lý học viên kiêm nhiệm Thư ký Hội đồng nhà trường, lập biên bản các kỳ họp lệ và hội họp khác.

. Phối hợp đào tạo: Cung cấp thông tin học viên cho Phó Hiệu trưởng chuyên môn để lập phiếu điểm và theo dõi quá trình học tập.

. Phòng Tổ chức – Quản lý học viên phụ trách công tác tuyển sinh và quản lý hồ sơ.

. Tiếp nhận và xét duyệt: Thực hiện thu nhận, kiểm tra hồ sơ dự tuyển đảm bảo đúng theo quy chế tuyển sinh.

. Theo dõi điểm danh sĩ số học viên hằng ngày, tháng, học kỳ và năm học; tổng kết số ngày nghỉ phép (P), không phép (K) của học viên.

. Phòng Tổ chức – Quản lý học viên, phụ trách Quản lý dữ liệu: Lập lý lịch trích ngang, lưu trữ hồ sơ cá nhân và theo dõi biến động trong suốt khóa học.

. Cho mỗi học viên một mật khẩu và mã số học viên để vào trang web của trường biết được kết quả học tập của cá nhân.

2. Quản lý kỷ luật và Nền nếp

. Giám sát thực hiện quy định: Nhắc nhở học viên tuân thủ nghiêm túc quy định về ý thức tổ chức kỷ luật đối với học viên.

. Theo dõi việc tham gia học tập, thực hành và các hoạt động ngoại khóa của học viên.

. Thi đua – Khen thưởng: Đề xuất các cá nhân có thành tích xuất sắc hoặc vi phạm kỷ luật lên Ban Giám hiệu xem xét.

3. Quản lý Đời sống và trật tự

. Nội trú và ngoại trú: Quản lý sinh hoạt của học viên tại khu nội trú Nam, Nữ của trường và theo dõi tình hình học viên ngoại trú.

. An ninh trật tự: Phối hợp với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến tạm trú và an ninh trật tự khu vực của trường.

. Cơ sở vật chất: Giáo dục học viên ý thức giữ gìn, bảo vệ tài sản và trang thiết bị của nhà trường.

4. Công tác hỗ trợ và phối hợp

. Bảo trợ học đường: Phối hợp với Ban Bảo trợ (Tổ Từ Thiện hỗ trợ sinh hoạt Trường Trung cấp PGHH) để triển khai các kế hoạch giúp đỡ học viên về học tập và đời sống.

. Y tế: Liên kết với Phòng Y tế học đường để chăm sóc sức khỏe cho học viên trong quá trình theo học.

III. Quy định đối với thành viên trong phòng

. Thái độ làm việc: Tận tâm, trách nhiệm, hướng dẫn học viên thực hiện đúng tôn chỉ “Học Phật Tu Nhân” và đường hướng “Vì Đạo pháp – Vì Dân tộc”.

. Chế độ báo cáo: Định kỳ báo cáo tình hình học viên cho Giáo viên chủ nhiệm, Hiệu trưởng để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.

. Bảo mật thông tin: Quản lý an toàn hồ sơ, dữ liệu cá nhân của học viên theo quy định của trường và pháp luật.

1. Các thành viên

Các thành viên Phòng Tổ chức – Quản lý học viên phải nghiêm chỉnh chấp hành bản Quy định này. Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và có thể điều chỉnh sau một năm thực hiện.