QUY ĐỊNH LÀM VIỆC PHÒNG HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ

QUY ĐỊNH

LÀM VIỆC PHÒNG HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ

• Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Trung cấp Phật Giáo Hòa Hảo được Ban Tôn giáo Chính phủ phê duyệt, chấp thuận tại công văn số 257/TN-TGK ngày 12 tháng 3 năm 2026;
• Căn cứ Điều 2 về chức năng Trường Trung cấp PGHH và Điều 11 về nhiệm vụ của Phó Hiệu trưởng phụ trách hoạt động ngoài giờ, cơ sở vật chất, tài chính;
• Căn cứ các quy định về quản lý hành chính, con dấu và tài sản tại Chương II và Chương III của Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Trung cấp PGHH;

Dưới đây là bản Quy định làm việc của Phòng Hành chính- Quản trị.

I. Chức năng và nhiệm vụ chung.

Phòng Hành chính- Quản trị là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu trong công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản lý tài sản, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ giảng dạy, học tập.

II. Quy định về công tác văn thư, lưu trữ và con dấu.

1. Quản lý văn bản:
   • Mọi công văn đi và đến phải được phân loại, vào sổ theo dõi và trình lãnh đạo xử lý trong ngày.
   • Tuyệt đối không để thất lạc hoặc làm hư hỏng hồ sơ, tài liệu của Giáo hội và Nhà trường.
2. Quản lý con dấu:
   • Con dấu của Trường phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc theo đúng quy định pháp luật và quy chế của Nhà trường.
   • Chỉ đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền (Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền). Không mang con dấu ra khỏi Trường khi chưa có lệnh của Ban Giám hiệu.
3. Lưu trữ hồ sơ:
   • Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học các Quyết định, Quy chế, Biên bản họp Phòng, hồ sơ nhân sự và các văn bản khác trong phạm vi trách nhiệm.

III. Quy định về quản lý tài sản và cơ sở vật chất.

1. Sử dụng trang thiết bị:
   • Mọi thành viên phải có ý thức bảo vệ tài sản chung (bàn ghế, máy tính, máy chiếu, âm thanh, máy lạnh…).
   • Sau giờ làm việc hoặc sau mỗi buổi lễ/ học phải kiểm tra và tắt các thiết bị điện để phòng chống cháy nổ và thực hành tiết kiệm.
   • Bảo quản, vận hành điện nước, wifi thông suốt; sửa chữa kịp thời.
2. Mua sắm và sửa chữa:
   • Việc mua sắm vật tư văn phòng, thiết bị dạy học phải có đề xuất và được BGH phê duyệt dự toán trước khi thực hiện.
   • Đề xuất bảo trì, sửa chữa các máy móc, thiết bị hư, các hạng mục xuống cấp.
   • Quản lý cảnh quan và bảo vệ cơ quan trường.
   • Chăm sóc cây xanh, hoa kiểng (đặc biệt là các chậu mai vàng và hàng cây tùng đang phát triển), giữ gìn vệ sinh khuôn viên trường luôn sạch đẹp, trang nghiêm.
   • Phân công trực nhật hàng ngày trong tuần theo quy định của BGH, quy định rõ ràng từng người trực làm vệ sinh trường; đặc biệt đối với thành viên phụ trách bảo vệ cơ quan, chế độ trực ngày và đêm cụ thể rõ ràng không được lơi lỏng.

IV. Quy định về công tác hậu cần và phục vụ.

1. Phục vụ giảng dạy:
   • Đảm bảo phòng học, giảng đường luôn sạch sẽ, nước uống và thiết bị trợ giảng sẵn sàng trước giờ học ít nhất 15 phút.
2. Hậu cần nội trú:
   • Phối hợp với Ban bảo trợ (Tổ Từ thiện hỗ trợ sinh hoạt Trường) quản lý bếp ăn tập thể, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho học viên và giảng viên nội trú theo tinh thần tiết kiệm, chu đáo.
   • Lập danh sách tổ nấu ăn luôn phiên hàng tuần để theo dõi, phân công và hỗ trợ bố trí thực đơn mỗi ngày.
3. Lễ tân:
   • Đón tiếp khách, đồng đạo và các cơ quan chức năng tham quan hoặc liên hệ công tác với thái độ hòa nhã, đúng mực theo nghi thức của người tín đồ PGHH.

V. Kỷ luật làm việc và đạo đức công vụ.

1. Giờ giấc: Chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc. Nếu vắng mặt phải báo cáo Trưởng phòng hoặc BGH.
2. Tác phong: Trang phục chỉnh tề (khuyến khích mặc áo dài truyền thống PGHH trong các buổi lễ), ngôn ngữ xưng hô lễ phép, khiêm cung.
3. Bảo mật: Không cung cấp thông tin, tài liệu nội bộ của Trường cho các cá nhân, tổ chức không có thẩm quyền.
4. Đoàn kết: Hỗ trợ, phối hợp chặt chẽ với Phòng Đào tạo và Phòng Công tác học viên để hoàn thành nhiệm vụ chung của Trường.

VI. Hình thức khen thưởng- xử lý kỷ luật:

Thành viên làm tốt nhiệm vụ sẽ được đề nghị Tuyên dương theo chế độ quy định của Ban Trị sự Trung ương.

Thành viên vi phạm quy định này, tùy theo mức độ sẽ bị nhắc nhở, kiểm điểm trước Phòng hoặc trình BGH xem xét hình thức kỷ luật theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường

VII. Điều khoản thi hành.

Các thành viên Phòng Hành chính- Quản trị phải nghiêm chỉnh chấp hành bản Quy định này.

Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và có thể sửa đổi sau một năm thực hiện.